Devinco verwerkt persoonsgegevens van leden en andere betrokkenen. Devinco wil zorgvuldig en veilig omgaan met persoonsgegevens. Wij gaan uit van een pragmatische aanpak die werkbaar is in een sportvereniging met vrijwilligers. Daarbij houden wij ons aan de regelgeving, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg).
Devinco heeft:
- een privacyverklaring (vastgesteld door de ALV op 8 juni 2018)
- een register van gegevensverwerkingen (beheerd door het bestuur)
- afspraken voor het melden en bijhouden van datalekken (via de secretaris).
Privacyverklaring KV Devinco - Deventer
In de Privacyverklaring geven wij aan hoe wij bij Devinco omgaan met persoonsgegevens. Als je hierover vragen hebt, dan kun je contact opnemen met de secretaris van het bestuur via .
1. Contactgegevens
Korfbalvereniging Devinco
Clubhuis: Nico Bolkesteinlaan 10
7416 SG Deventer
Tel. 0570 620789
E-mail:
Postadres: Schuttersveld 8, 7414 KC Deventer
Kamer van Koophandel nr. 08125757
2. Waarom een privacyverklaring?
Korfbalvereniging Devinco is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van leden en andere betrokkenen. Devinco vindt bescherming van persoonsgegevens belangrijk. Wij gaan zorgvuldig en veilig om met persoonsgegevens. Daarbij houden ons aan de wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
In deze Privacyverklaring geven wij aan hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als je hierover vragen hebt, dan kun je contact opnemen met de secretaris van het bestuur via .
3. Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over jou of die we in verband kunnen brengen met jou. Denk aan je naam, je telefoonnummer, je (e-mail) adres of betaalgegevens, je geboortedatum, geslacht, bondsnummer. Jij deelt persoonsgegevens met Devinco als jij (of jouw kind) lid bent of op een andere manier bij de vereniging bent betrokken.
4. Waarvoor gebruikt Devinco persoonsgegevens?
Devinco heeft persoonsgegevens nodig om de vereniging te laten draaien en sportieve en andere activiteiten te kunnen organiseren. We gebruiken de persoonsgegevens voor:
- het bijhouden van de ledenadministratie,
- het indelen van teams en groepen en het deelnemen aan competities en/of toernooien,
het deelnemen aan activiteiten (ook cursussen, clinics e.d.) - het indelen voor vrijwilligersdiensten, het vervullen van bestuurs- en commissie- en andere vrijwilligersfuncties,
- het betalen van de contributie en andere bijdragen, het declareren van kosten (bijvoorbeeld voorgeschoten inkoop- en aanschafkosten)
- het informeren van leden en andere betrokkenen over activiteiten en ontwikkelingen bij Devinco. Bijvoorbeeld met e-mails, nieuwsbrieven, nieuws op onze website of sociale media waarop de vereniging actief is.
5. Van wie heeft Devinco persoonsgegevens?
Devinco heeft persoonsgegevens van leden, ouders/verzorgers van jeugdleden en andere betrokkenen bij Devinco, zoals steunleden, sponsoren en leveranciers. Bij activiteiten met derden, bijvoorbeeld DEF-toernooi en schoolkorfbaltoernooi, verwerken wij ook van hen (contact)gegevens.
6. Welke persoonsgegevens verzamelt Devinco?
Het gaat om gegevens die nodig zijn om de activiteiten van Devinco te organiseren. Denk aan naam, adres, woonplaats, telefoon, e-mailadres, geboortedatum, geslacht, betalingsgegevens.
Ook hebben wij gegevens over taken en functies in vereniging, lidmaatschapsnummer, indeling team / groep en bij een aantal vrijwilligerstaken: een VOG-verklaring.
In bijzondere gevallen hebben direct betrokken begeleiders informatie over gezondheid van leden die van belang is voor sporten en het bijwonen van evenementen.
Devinco houdt een register bij met de gegevensverwerkingen van de vereniging. Meer informatie hierover kun je krijgen van via .
7. Met wie deelt Devinco persoonsgegevens?
In principe niet
In principe delen we je gegevens niet met anderen. Dat doen we alleen als er een goede reden of verplichting voor is. Soms moeten we op basis van een wet, overeenkomst of reglement jouw gegevens delen met een andere partij of organisatie. De belangrijkste gevallen noemen wij hier.
Soms is het wel nodig
Als lid van het KNKV deelt Devinco gegevens met het KNKV. Dit is nodig voor de administratie en organisatie van de korfbalcompetitie en andere activiteiten. Ook hebben het KNKV en Devinco afspraken met partijen die hierbij helpen en gegevens verwerken. Het gaat in het bijzonder om Sportlink, de aanbieder van de administratieve software die het KNKV gebruikt.
Verder wisselt Devinco betalingsgegevens uit met banken voor de financiële administratie. Devinco verstrekt gegevens als dat wettelijk verplicht is. Als Devinco hebben we een drank- en horecavergunning van de gemeente, waarin een aantal leden wordt genoemd als bar-verantwoordelijke. Ook tonen wij op verzoek de lijst van medewerkers met een IVA-verklaring (verklaringen van individuele personen in kantineboek in de kantine aan handhavers van de gemeente.
Devinco maakt gebruik van online-diensten, waarbij naam, e-mailadres e.d. worden vastgelegd. Dit gebeurt soms regelmatig, zoals voor het verzenden van nieuwsbrieven via MailChimp. Soms ook voor één keer of enkele keren, zoals het houden van een online-enquête.
Niet met commerciële partijen
Devinco deelt geen persoonsgegevens met commerciële partijen. Wel kan Devinco aanbiedingen van sponsoren en andere partijen onder de aandacht van leden brengen.
8. Zo zorgt Devinco voor je persoonsgegevens
Bewust gebruik en beveiliging
We besteden aandacht aan de bescherming van persoonsgegevens die we gebruiken. Bij vrijwilligersorganisatie als Devinco is het onvermijdelijk dat vrijwilligers op privé-apparaten en -systemen persoonsgegevens verwerken. Voor alle vrijwilligers van Devinco die gegevens verwerken gelden de volgende regels:
- wij verplichten ons om zorgvuldig en vertrouwelijk om te gaan met persoonsgegevens.
- wij verwerken alleen persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor onze taak als vrijwilliger van Devinco. Het centraal beheer van de ledenadministratie berust bij de functionaris(sen) voor de ledenadministratie, de penningmeester en het wedstrijdsecretariaat. Verder wordt persoonsgegevens uit de ledenadministratie gebruikt en/of geraadpleegd door de vrijwilligers voor bestuur, technische commissie, scheidsrechterszaken, PR & communicatie (commissie Contact), kantinecommissie.
- wij zijn ons er van bewust dat gegevensverwerking volgens de regels, zorgvuldig en transparant moet zijn. Het verwerken van gegevens gebeurt steeds met een duidelijk doel. De verwerking moet noodzakelijk zijn voor dit doel. Ook bekijken we kritisch of het met minder gegevens kan.
- wij gebruiken een gebruikersnaam, wachtwoord en/of ander beveiligingsmechanisme op de (privé-) apparaten en de systemen waarmee we persoonsgegevens voor Devinco verwerken.
- wij melden een datalek (een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens) direct, in ieder geval binnen 24 uur, aan het bestuur. Eerste aanspreekpunt hiervoor is de secretaris ().
- wij zorgen ervoor dat back-ups van de persoonsgegevens worden gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- het bestuur informeert de betrokken vrijwilligers over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Dit gebeurt bij hun aantreden en daarna regelmatig.
Bewaartermijn
Devinco bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is of dan de wet vereist. In het register van verwerkingen staan de bewaartermijnen.
9. Hoe gaat Devinco om met het maken en publiceren van foto’s en filmpjes?
Verenigingsactiviteiten in beeld
Namens Devinco maken vrijwilligers regelmatig foto’s en filmpjes van korfbal- en andere activiteiten van de vereniging. Devinco publiceert deze foto’s en filmpjes op de website en sociale media, zoals Facebook en Instagram. Hiermee willen wij de communicatie en de binding tussen de leden versterken. Ook willen we zo Devinco en de korfbalsport promoten.
Devinco houdt ook een (digitaal) fotoarchief bij. Dit is voor historische doeleinden en is niet publiek.
Trainers en coaches kunnen video-opnamen (laten) maken van wedstrijden en trainingen. Doel hiervan is wedstrijden en spelsituaties te analyseren en de prestaties van spelers en teams te verbeteren. Deze opnamen zijn alleen voor gebruik binnen Devinco.
Toestemming nodig
Voor het publiceren van foto’s en filmpjes is toestemming van de betrokkenen nodig, als deze herkenbaar in beeld zijn. Voor kinderen tot 16 jaar beslissen de ouders/verzorgers. Op het aanmeldingsformulier kunnen leden of ouders/verzorgers van Devinco aangeven of zij hiervoor toestemming geven. Zij kunnen deze toestemming later altijd intrekken, in het algemeen of in specifieke situaties. Het adres hiervoor wordt gepubliceerd op de website. Toestemming is ook nodig van andere betrokkenen, zoals toeschouwers, tegenstanders en scheidsrechters. Als Devinco een evenement organiseert met niet-leden als gasten, dan informeert Devinco de contactpersonen van de gasten over het maken en publiceren van foto’s en filmpjes.
Met open communicatie en goed overleg verwachten wij dit in goede banen te leiden. Je kunt altijd de betrokken foto-vrijwilligers en het bestuur hierover benaderen. Het bestuur zorgt ervoor dat toestemming en (structurele) bezwaren worden vastgelegd in de ledenadministratie. De secretaris coördineert dit.
10. Hoe zit het met privacy op de website van Devinco?
Voor een website is een privacyverklaring nodig die is gericht op de bezoekers van de website. Het bestuur stelt een korte privacyverklaring op die op de website van Devinco komt.
Cookies
De wet regelt dat elke website verplicht is om de bezoekers te informeren over het gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een website op je computer, tablet of mobiele telefoon plaatst op het moment dat je de website bezoekt. Deze cookies bevatten informatie over jouw websitebezoek. Met het plaatsen van cookies verwerken we persoonsgegevens. Door het gebruik van cookies kan een website je herkennen bij een volgend bezoek aan de website.
Technisch noodzakelijke cookies
Er zijn functionele en niet-functionele cookies. Functionele cookies worden altijd geplaatst. Deze zijn noodzakelijk om de website goed te laten werken. Ze zorgen er bijvoorbeeld voor dat je ingelogd kunt blijven op de website wanneer je dat wenst. Hiervoor is geen toestemming nodig.
Andere cookies: toestemming nodig
Naast functionele cookies plaatsen we niet-functionele cookies. Deze zijn niet nodig voor het goed laten functioneren van de website. Een voorbeeld zijn analytische cookies. Hierdoor weten we welke website onderdelen populair zijn en op welke plekken we onze website kunnen verbeteren. Pas wanneer een bezoeker akkoord gaat met het plaatsen van cookies, mogen we ook niet-functionele cookies plaatsen.
Op dit moment zijn op de website geen digitale aanmeldformulieren en geen inlog-module, waar je persoonsgegevens voor nodig hebt.
Google Analytics
Devinco gebruikt Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. Google verzamelt onder andere gegevens over aantal bezoekers, duur van het bezoek, gegevens over je browser en apparaat waarmee je onze website bezoekt (zoals besturingssysteem en schermgrootte).
Voor meer informatie over wat Google met de verzamelde gegevens doen, verwijzen we naar de privacyverklaring Google. Deze verklaringen kunnen regelmatig wijzigen.
Cookies voor sociale media integratie
Op onze website tonen we een plug-in van Facebook en kun je via buttons berichten promoten en delen via sociale media. Voor het functioneren van deze buttons plaatsen sociale-media-bedrijven, zoals Twitter, Facebook, Instagram en Google, cookies, zodat ze jou kunnen herkennen wanneer je bent ingelogd op dat sociale netwerk. Ook verzamelen zij hiermee gegevens over de pagina die je deelt. Voor meer informatie over de gegevens die social-media-bedrijven verzamelen, verwijzen wij naar de privacy verklaringen van deze bedrijven. Deze kunnen regelmatig wijzigen.
Cookies van SponsorKliks
Devinco is aangesloten bij SponsorKliks, een gratis sponsorconcept voor o.a. sportverenigingen bij aankopen in webshops (loyalty cashback). Via de button of banner op de website plaatst SponsorKliks niet-functionele cookies.
11. Wat doet Devinco met sociale media?
Devinco maakt gebruik van sociale media. Hiermee willen wij de communicatie en de binding tussen de leden versterken. Ook willen we zo Devinco en de korfbalsport promoten.
Voor meer informatie over de gegevens die social-media-bedrijven verzamelen, verwijzen wij naar de privacy verklaringen van deze bedrijven. Deze kunnen regelmatig wijzigen.
12. Je persoonsgegevens bekijken of aanpassen
Leden (of ouders/verzorgers) hebben rechten als het gaat om hun persoonsgegevens. Hierbij horen:
- recht op inzage: je kunt de persoonsgegevens die Devinco van jou verwerkt inzien;
- recht op verbetering en aanvulling: je kunt onjuistheden laten herstellen en gegevens aanvullen;
- recht op vergetelheid: in een aantal gevallen kun je verzoeken om jouw persoonsgegevens te wissen;
- recht op duidelijke informatie over wat Devinco doet met jouw persoonsgegevens. Daarvoor is deze privacyverklaring bedoeld.
13. Informatie en contact
Als je een vraag of een verzoek hebt, kun je contact opnemen met het bestuur van Devinco. Eerste aanspreekpunt is de secretaris ().
Je kunt met vragen en klachten ook terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens, https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/ of tel. 088 1805 250.
Vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering op 8 juni 2018.
De voorzitter,
M. Rademaker
De secretaris,
T. Nijland